Allgemeine Geschäftsbedingungen für Kongressteilnehmer*innen

I. Geltungsbereich
Nachfolgende Geschäftsbedingungen des Veranstalters gelten für Verträge über den Kauf von Kongress- und Veranstaltungstickets (Eintrittskarten), die zwischen dem Käufer von Kongress- und/oder Veranstaltungstickets (Kunde) und dem Veranstalter geschlossen werden.
Gegenbestätigungen des Kunden unter Hinweis auf dessen eigene Geschäfts- bzw. Einkaufsbedingungen wird hiermit widersprochen. Abweichungen von den Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind nur wirksam, wenn sie von smart-Q Kongresse schriftlich bestätigt worden sind.
Eine Anmeldung ist auch in schriftlicher Form (Fax, E-Mail, Brief) möglich, auch hier sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen bindend. Weitere veranstaltungsspezifische Teilnahmebedingungen sind der Kongresswebsite zu entnehmen.

II. Vertragsabschluss
Der Kunde gibt mit der Absendung seiner Registrierung eine verbindliche Bestellung (Angebot) ab. Im Falle der Ablehnung des Angebots erfolgt eine entsprechende Mitteilung durch smart-Q Kongresse. Im Falle der Annahme des Angebots erfolgt die Übermittlung einer Bestellbestätigung/Rechnung. Im Falle der Unvollständigkeit der Angaben bzw. des Fehlens von erforderlichen Informationen z. B. einem Nachweis über die Anwendbarkeit eines ermäßigten Tarifs, erfolgt eine Aufforderung zur Ergänzung.
Sollte sich herausstellen, dass die Berechtigungen zur Inanspruchnahme des ermäßigten Tarifs wegfallen oder sich nachträglich ändern, so sind beide Parteien berechtigt eine Anpassung geltend zu machen.
Vorliegend ist der Veranstalter unmittelbarer Vertragspartner des Kunden.

III. Zahlungsarten
Als Zahlungsmittel stehen PayPal und die Vorkasse per Banküberweisung zur Verfügung.
Der Gesamtpreis der Bestellung inklusive anfallender Gebühren ist bei der Zahlungsart Banküberweisung der Gesamtpreis bis zu dem in der Rechnung mitgeteilten Datum (spätestens bis zum Ende der Frühbucherfrist) vollständig auf das in der Rechnung benannte Konto unter Angabe der Rechnungsnummer zu überweisen. Nach Ende der Frühbucherfrist werden auch bereits gekaufte Tickets auf den Normaltarif umgestellt. Der Kunde hat sicherzustellen, dass der Endbetrag seiner Bestellung ohne Abzug verbucht werden kann, d.h. anfallende Bank und/oder Überweisungsgebühren sind vom Kunden selbst zu tragen. Die zur Überweisung erforderlichen Angaben (Rechnungsnummer, Bankverbindung) werden in der Rechnung ausgewiesen. Die Rechnung wird per E-Mail versandt.
Die Zahlung per Kreditkarte, EC-Karte und in bar ist bei Buchungen vor Ort möglich.

IV. Widerrufsbelehrung
Für den Fall, dass der Kunde ein Unternehmer i. S. d. § 14 BGB ist und sich vom Vertrag lösen möchte, gelten die Regelungen zur Stornierung in Abschnitt V.
Für den Fall, dass der Kunde ein Verbraucher i. S. d. § 13 BGB ist, gilt folgende Widerrufsbelehrung:
Widerrufsrecht
Sie haben das Recht, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsabschlusses.
Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns,
smart- Q Kongresse
Zentrum für IT-Sicherheit
Lise-Meitner-Allee 4
44801 Bochum
kongress@smart-q.de
Telefon +49(0)234/ 60600-757
Telefax +49(0)234/ 60600-762
mittels einer eindeutigen Erklärung über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren.
Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden.
Folgen des Widerrufs
Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf dieses Vertrags bei uns eingegangen ist. Für diese Rückzahlung verwenden wir dasselbe Zahlungsmittel, das Sie bei der ursprünglichen Transaktion eingesetzt haben, es sei denn, mit Ihnen wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart. In keinem Fall werden Ihnen wegen dieser Rückzahlung Entgelte berechnet.
Ausschluss des Widerrufsrechts
Nach § 312g Absatz (2) S.1 BGB besteht kein Widerrufsrecht bzw. erlischt das Widerrufsrecht vorzeitig, bei nachfolgenden Verträgen:
Verträge zur Erbringung von Dienstleistungen in den Bereichen Beherbergung zu anderen Zwecken als zu Wohnzwecken, Beförderung von Waren, Kraftfahrzeugvermietung, Lieferung von Speisen und Getränken sowie zur Erbringung weiterer Dienstleistungen im Zusammenhang mit Freizeitbetätigungen, wenn der Vertrag für die Erbringung einen spezifischen Termin oder Zeitraum vorsieht, § 312g Abs. (2) S.1 Nr.9 BGB. Beispiel: Bestellung von Eintrittskarten für Veranstaltungen zu einem spezifischen Termin.
Ende der Widerrufsbelehrung.

V. Stornierungen
Unabhängig von den unter IV bestehenden Regelungen besteht ein vertragliches Recht zur Stornierung einer Bestellung. Stornierungen haben dabei in Textform zu erfolgen und sind an
smart- Q Kongresse
Zentrum für IT-Sicherheit
Lise-Meitner-Allee 4
44801 Bochum
kongress@smart-q.de
Telefon +49(0)234/ 60600-757
Telefax +49(0)234/ 60600-762

zu richten.
Bei Eingang einer Stornierung vor Ende der Frühbucherfrist bei smart-Q Kongresse, wird die Teilnahmegebühr abzüglich einer Stornogebühr/Bearbeitungsgebühr in Höhe von 30,-€ erstattet. Bei einer Stornierung Ihrer Buchungen (Kongressgebühr, ggf. Workshop-Gebühren) nach dem Ende der der Frühbucherfrist kann keine Rückzahlung erfolgen und die komplette Gebühr ist auch dann fällig, wenn die Rechnung bislang nicht beglichen wurde. Es besteht zudem die Möglichkeit, einen Ersatzteilnehmer zu benennen, welcher die gebuchte Registrierungsgebühr übernimmt. Die volle Teilnahmegebühr ist auch dann zu zahlen, wenn ein angemeldeter Teilnehmer nicht zum Kongress erscheint.
Für den Fall, dass der Kunde ein Verbraucher i. S. d. § 13 BGB ist und innerhalb der ihm zustehenden Widerrufsfrist gem. IV sein Widerrufsrecht ausübt, wird keine Bearbeitungsgebühr fällig.

VI. Änderungen/Absagen/Verlust
Wenn die Durchführung des Kongresses infolge höherer Gewalt unmöglich ist, kann smart-Q Kongresse den Kongress absagen. Zu höherer Gewalt zählen behördliche Anordnungen, Streiks, innere Unruhen, Krieg oder Kriegsgefahr, drohende oder bereits erfolgte terroristische Anschläge, Epidemien, Naturkatastrophen, erhebliche Störung oder Unmöglichkeit des rechtzeitigen Transports der Teilnehmer zum Kongress oder andere Notfälle, die die Durchführung des Kongresses unmöglich oder sinnlos machen. Voraussetzung für die Absage ist, dass sich die höhere Gewalt auf die Veranstaltungsregion auswirkt und innerhalb von 30 Tagen vor Beginn des Kongresses eintritt oder zu erwarten ist, dass das Ergebnis noch zum Zeitpunkt des Kongresses nachwirken wird.
Eine Erstattung gezahlter Teilnahmegebühren erfolgt in diesem Fall nicht. Auch besteht keine Verpflichtung von smart-Q Kongresse, dem Teilnehmer bereits geleistete Zahlungen oder Anzahlungen an Dritte (wie z. B. Hotelbuchungen) zu erstatten.
Kurzfristige notwendige Programmänderungen sind nicht ausgeschlossen. Der Veranstalter behält sich vor, Referenten auszutauschen, einzelne Veranstaltungen räumlich oder zeitlich zu verlegen oder abzusagen und Änderungen im Programm vorzunehmen.
Für ausgefallene Vorträge oder Änderungen im Programm kann keine, auch nicht anteilige Erstattung von Teilnahmegebühren erfolgen.
Bei den Workshops ist die Teilnehmerzahl begrenzt. Die Workshopangebote sind grundsätzlich freibleibend, d. h. sie sind als Angebot im Rahmen der verfügbaren Workshop-Plätze zu verstehen. Anmeldungen für alle Workshops haben über das Buchungsportal zu erfolgen und sind verbindlich. Die Plätze werden in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen vergeben. Bei Überbuchungen wird der Kunde benachrichtigt. Der Veranstalter behält sich vor, Workshops bei Nicht-Erreichen der Mindestteilnehmerzahl abzusagen. In diesem Falle werden bereits gezahlte Gebühren in voller Höhe erstattet. Dieses gilt nicht – auch nicht anteilig – wenn die Workshops von anderen als den zunächst vorgesehenen Referenten übernommen werden.
Verlust des Namensschildes
Bei einem Verlust des Namensschildes, das zugleich zur Teilnahme am Kongress berechtigt, ist zum Erwerb eines neuen Namensschildes die volle Teilnahmegebühr zu entrichten.

VII. Haftung
smart-Q Kongresse haftet nur für Schäden, die auf vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen zurückzuführen sind. Für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet smart-Q Kongresse auch im Falle leicht fahrlässiger Pflichtverletzungen.
Bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung von smart-Q Kongresse auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt oder wegen der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit gehaftet wird.
Die vorstehenden Haftungsausschlüsse und -begrenzungen gelten auch für Pflichtverletzungen von Organen, Erfüllungs- oder Verrichtungsgehilfen des Veranstalters.
Die vorstehenden Absätze gelten auch für die Haftung von Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen des Veranstalters.

VIII. Hinweise zum Datenschutz
Smart-Q Kongresse ist ein Unternehmen, welches unter anderem auf die Planung, die Organisation und die Durchführung von Veranstaltungen aller Art, insbesondere von Kongressen (medizinisch-wissenschaftlicher Art), (wissenschaftlichen) Tagungen, Seminaren, Fortbildungsveranstaltungen sowie sonstige kommerzielle Veranstaltungen spezialisiert ist.
smart-Q Kongresse setzt eine Veranstaltungssoftware ein und verarbeitet darin die im Rahmen des Registrierungsvorgangs erhobenen Daten, die auch personenbezogen sein können, zu den Zwecken (i) der Vertragserfüllung, (ii) der Pflege der Kunden- bzw. Geschäftsbeziehungen, (iii) deren Dokumentationen, (iv) des Reklamations- und Qualitätsmanagements (v) sowie nach gesonderter Einverständniserklärung zur Direktwerbung um Kunden Informationen und Angebote von Veranstaltungen zuzusenden, die von smart-Q Kongresse durchgeführt oder betreut werden. Mit der Einreichung eines Kongressbeitrags willigen Sie ebenfalls in die dafür erforderliche Speicherung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten ein. Bei Annahme eines eingereichten Beitrags werden einige personenbezogenen Daten (Vor-, Zuname, Ort) im gedruckten Kongressprogramm, dem Online-Programm und in der Kongress-App veröffentlicht.
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung sind, Artikel 6 (1), a, b, f der Europäischen Datenschutzgrundverordnung. Die Verarbeitung erfolgt dabei stets bezogen auf die konkret dargestellten Zwecke.
Bei der Erhebung von Daten werden weitgehende Vorsichtsmaßnahmen getroffen, um Ihre persönlichen Daten zu schützen. Ihre Daten werden streng vertraulich behandelt, in einer sicheren Umgebung aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Nur autorisierte Mitarbeiter haben darauf Zugriff.
Weitere Hinweise sind der Datenschutzerklärung zu entnehmen, die im Rahmen des Registrierungsvorgangs sowie unter dem Link innerhalb der Fußzeile der Kongresswebsite einzusehen ist.

IX. Bild- und Tonaufnahmen
Es ist dem Veranstalter, den Rundfunk- und Fernsehsendern sowie Online- und Printmedien gestattet, Bild- und Tonaufnahmen vom allgemeinen Kongressgeschehen vorzunehmen und für Berichterstattungen zu nutzen. Kongressteilnehmer*innen oder anderweitig beteiligte Personen willigen in die Veröffentlichung der Aufnahmen zu kommunikativen Zwecken, auch in den sozialen Medien, ein. Widerspruch gegen die Anfertigung von Bild- und Tonaufnahmen, die die eigene Person betreffen, ist unmittelbar der Person mitzuteilen, die vor Ort die Bild- oder Tonaufnahmen macht.

X. Bestimmungen Dritter z. B. Hausordnung
Der Kauf einer Eintrittskarte verleiht das Recht auf den Besuch der betreffenden Veranstaltung. Auf die gesonderten Bestimmungen Dritter, insbesondere deren Hausordnung oder Garderobenordnung des Betreibers der Veranstaltungsstätte wird ausdrücklich hingewiesen.

XI. Allgemeine Bedingungen für die Beitragseinreichung
Angabe zu Industriebeziehungen
Jeder Vortragende und Erstautor eines Posters/E-Posters ist verpflichtet, eine Erklärung über seine Beziehungen zu Industrieunternehmen abzugeben. Das gilt auch für zum Kongress eingeladene Vortragende. Jeder Vortragende wird gebeten, seine Zuhörer zu Beginn seines Vortrags über seine Beziehungen zur Industrie zu informieren.

XII. Erfüllungsort und Gerichtsstand
Der Gerichtsstand für alle sich aus dem Vertrag ergebenden Rechtsstreitigkeiten ist Bochum, wenn die Vertragsparteien Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen sind oder mindestens eine der Vertragsparteien keinen allgemeinen Gerichtsstand in der Bundesrepublik Deutschland hat, oder nach Vertragsschluss ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort aus der Bundesrepublik Deutschland verlegt oder ihr Wohnsitz oder persönlicher Aufenthalt zum Zeitpunkt der Klageerhebung nicht bekannt ist. smart-Q Kongresse ist berechtigt, Klage auch wahlweise am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu erheben. Erfüllungsort für sämtliche Verpflichtungen aus diesem Vertrag ist Bochum.

XIII. Anwendbares Recht
Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

XIV. Schlussklauseln
Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieses Vertrags ganz oder teilweise ungültig sein oder werden, so bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Unwirksame Bestimmungen sind durch solche zu ersetzen, die dem von den Parteien angestrebten Zweck am nächsten kommen.
Gemäß der Richtlinie 2013/11/EU möchten wir Sie darauf hinweisen, dass die EU-Kommission eine Internetplattform zur Online-Beilegung von Streitigkeiten („OS-Plattform“) zwischen Unternehmern und Verbrauchern eingerichtet hat, die Sie unter https://ec.europa.eu/consumers/odr erreichen.

Diese Allgemeine Geschäftsbedingungen haben den Stand vom 02.01.2020.

Alte Fassung vom 02.04.2019 hier als PDF